Stanovování úkolů s parametry SMART

Ze své praxe znáte jistě řadu situací, kdy nějaká záležitost není hotova jenom proto, že nebylo řečeno, do kdy přesně má být vyřízena.

Když úkol nemá termín, bývá splněný jen shodou náhod

Mnohdy je časový rámec určen velmi obecně. Taková neurčitá zadání jsou například:

„Pošlete mi ten seznam co nejdříve."

„Příští týden se na to spolu podíváme."

„Budeme se tomu věnovat, jen co doděláme tenhle projekt."

Platí, že:

Záležitost (úkol, činnost) bude vykonána, jen pokud má stanovený konkrétní termín splnění.

Úkol, který nemá termín, nebude velmi pravděpodobně (nikdy, včas) dokončen.

Co jsou parametry SMART

Když vedoucí zadává pracovníkovi úkol nebo stanovuje cíl, měl by ho vždy sdělit tak, aby zadání obsahovalo pět parametrů, která jsou označovány anglickou zkratkou SMART.

SMART parametry vyjadřují, že cíl nebo úkol by měl být vždy:

Specifický (Specific)

Měřitelný (Measurable)

Akceptovatelný, dosažitelný (Achievable)

Realistický (Realistic)

Termínovaný (Time-bound)

Co je a co není SMART?

Podívejme se na jednu situaci ze života a dvě možné verze zadání.

Špatně neboli zadání, které není podle SMART:

Obchodní ředitel žádá obchodníka o přípravu prezentace.

„Prosímtě, až tu příště budou Němci z centrály, chtěl bych, abys prodeje odprezentoval ty."

Nespecifické – jaké přesně „prodeje" má obchodník odprezentovat? Může to vyplývat ze souvislostí, ale také nemusí. Zadání je příliš volné a hrozí nebezpečí nepochopení.

Neměřitelné – co bude očekávaný výsledek, který ředitel od obchodníka čeká? Podle čeho se změří, že tento úkol obchodník splnil perfektně?

Akceptovatelné – ano, pokud víme, že dotyčný obchodník mluví německy nebo anglicky. Neakceptovatelné pro někoho, kdo hovoří jen česky.

Realistické – ano. Prezentovat nějaké téma je jistě typickou součástí práce obchodníka. S tím by nemě mít problém.

Termínované – ne přesně, pouze obecně „až tu budou příště" – toto by měl obchodní ředitel upřesnit. A když to neudělá on, měl by obchodník hned zjišťovat: „Šéfe, už víte, kdy tu Němci příště budou?"

Tak zde je ze SMART tak maximálně R.

Dobré zadání, které splňuje SMART

Bylo by lepšéí, kdyby obchodní ředitel řekl obchodníkovi například:

„Prosímtě, až tu příště, tzn. v první polovině prosince budou Němci z centrály, chtěl bych, abys jim prezentoval měsíční prodeje všech našich výrobků za listopad ty, Jirko. Připrav si svou vlastní 15 minutovou power pointovou prezentaci v angličtině."

Toto už je mnohem lepší, protože:

Specifické – ředitel očekává prezentaci měsíčních prodejů prodeje za listopad, a to v power pointu

Měřitelné – obchodník si má připravit 15 minutovou prezentaci

Akceptovatelné – vycházíme z toho, že Jirka umí anglicky, když ho o to jeho ředitel žádá

Realistické – ano, prezentování je součástí práce každého obchodníka

Termínované – ano, termín zde je alespoň přibližně stanoven – návštěva přijede v první polovině prosince. Opět platí, že Jirka by se měl hned ptát – víme kdy přesně přijedou? Nebo Kdy bude známý přesný termín návštěvy?

Definice cíle s parametry SMART je důležitá nejen ve vztahu vedoucí-zaměstnanec, ale i mezi kolegy, kteří spolupracují na nějakém projektu.

Dovedete formulovat úkol podle SMART? Vyzkoušejte si to!

Příklad ze života: Na poradě se probíral stav významné výrobní zakázky od klienta X. Část zakázky pro klienta již byla podle jeho objednávky vyrobena. U části objednávky klient měnil na poslední chvíli technické specifikace (druh materiálu, barvu, rozměry). Něco z požadovaných změn už je vyrobeno, něco není. Ve firmě vzniká chaos a není proto vyrobena. Nastává zpoždění a vedoucí to chce s klientem řešit, protože ve firmě to způsobuje komunikační potíže.

Vedoucí žádá na konci porady přítomné členy týmu:

„Udělejte mi, prosím vás, někdo seznam toho, co všechno teda ten klient chce změnit a co nemáme hotové. A pošlete mi to do mailu co nejdřív. Díky"

Sami si zkuste nyní přeformulovat pokyn tak, aby splňoval všechny parametry SMART zadání.

Přeformulujte pokyn vedoucího tak, aby splňoval všechny parametry SMART zadání.

INFORMACE

• Autor:

  Ing. Dušan Jílek

• Publikováno:

  30.10.2019

• Název:

  Stanovování úkolů s parametry SMART

• Shlédnuto:

  2180