Pravidlo dvou minut v time managementu
Všichni chceme získat více času na zvládání záležitostí. Čas nelze dostat. Čas si lze jen ušetřit. Velmi praktické je v time managementu pravidlo 2 minut.
Původ pravidla v metodě Mít vše hotovo
David Allen vydal v roce 2001 knížku „Getting Things Done“ (GTD), v překladu „Mít vše hotovo“. Popisuje v ní, jak efektivně řídit pracovní proces. Klíčové přitom je rozhodování, které záležitosti odložit a které realizovat. O tom rozhoduje pravidlo 2 minut. Vše realizovatelné během dvou minut se neodkládá, ale realizuje hned.
Pravidlo 2 minut
Pokud ti vyřízení dané záležitosti zabere méně než 2 minuty, rovnou ji vyřiď.
Neodkládej, neplánuj si to na jindy, neodsouvej. Prostě tu danou věc hned teď udělej.
Pravidlo dvou minut patří mezi nejčastěji variované základní nástroje GTD. Nutí a učí člověka rozhodnout se, zda jej provedení akce bude stát méně času než složité zakládání nové připomínky, případně dalšího kroku či projektu.
Co se dá stihnout za 2 minuty
Příklady záležitostí, které můžete vyřídit za 2 minuty:
- přečíst si doručený e-mail
- odpovědět na doručený e-mail
- otevřít a pročíst dokument, který vám byl zaslán
- zkontrolovat, jaké e-maily vám byly za poslední hodiny doručeny (od koho, co je předmětem, jaká je důležitost a naléhavost viz Eisenhowerův princip určování priorit
- rychlá osobní konzultace s kolegou v kanceláři nebo na patře
- telefonická konzultace s kolegou
- potvrzení si nějakého termínu
- vložení krátkého záznamu do IT systému – např. záznam do CRM, vložení termínu do Outlooku apod.
- definitivní rozhodnutí o nějaké záležitosti, o které již dlouhou dobu přemýšlíte
Nastavte si pravidlo PODLE SEBE na 3 nebo 4 minuty
Možná ve své práci nemáte dvouminutové rychlovky k vyřízení. Krása tohoto nástroje spočívá v tom - a vycházím ze své praxe, že si můžete nastavit pravidlo na 3 nebo i 4 minuty.
Pořád zachováte princip: co můžete vyřešit a odbavit rychle, to udělejte hned. Ohromně to pomůže vašemu time managementu. Nebudou se vám hromadit nevyřízené záležitosti a úkoly.
Vyčleňte si na vyřizování dvouminutovek určitý čas
V jiném článku na tomto blogu jsem psal o technice pomodoro. Spočívá v tom, že 25 minut děláte soustředěně jednu činnost. Takovou činností může být „pochůzky a vyřízení rychlých záležitostí“. Za 25 minut jich vyřídíte třeba 5 nebo 6. A to je kus práce. Především vás nebudou tyto záležitosti dále strašit a nebudete je muset nosit v hlavě – to je ohromné ulehčení!
TIP NA KNIHU: Jak to mám všechno stihnout
Jako inspiraci vám předkládám následující kurzy:
Online školení: Určování priorit a time management
Přeji vám při aplikaci pravidla dvou minut v praxi mnoho úspěchů!
Dušan Jílek
INFORMACE
-
Autor:
Ing. Dušan Jílek -
Publikováno:
9.10.2020 -
Název:
Pravidlo dvou minut v time managementu -
Shlédnuto:
1391