Jak správně psát e-maily ANEB PRAVIDLO 7C

Značná část komunikace ve firmách se dnes odehrává po e-mailu. Platí to jak směrem ven, tak i uvnitř firmy. Psát správně e-maily znamená dodržovat komunikační zásady označované v angličtině jako „7 C" - clear, concise, concrete, correct, coherent, complete, courteous.

Podívejme se, co přesně 7 C v praxi znamená. Každý váš e-mail by měl pokud možno být:

1. Jasný (clear)

Pokud píšete mail, ze všeho nejdůležitější je uvědomit si – co je váš cíl? Co chcete e-mailem sdělit? A toho se držte. Když není cíl zprávy jasný vám, jak by mohl být srozumitelný pro příjemce?

Aby sdělení bylo opravdu jasné, minimalizujte množství myšlenek obsažených v jedné větě. Nejlépe vložte do každé věty jen jednu konkrétní myšlenku. Lidé by neměli ve vašich e-mailech "číst mezi řádky" nebo hádat, co jste vlastně vůbec chtěli říci. Pokud chcete sdělit e-mailem více různých věcí, buď je v textu rozdělte do jasně oddělených bodů nebo raději napište několik různých samostatných emailů.

Jak ne:

Ahoj Filipe,

chtěl jsem ti napsat ohledně Honzy, který dělá ve tvém týmu. Fakt umí a rád bych si o něm s tebou promluvil, až budeš mít čas. Měj se, Radek

Jak ano:

Ahoj Filipe,

chci ti napsat o Honzovi Dědkovi, který pracuje ve tvém týmu. V minulých týdnech pomohl našemu IT oddělení při řešení naléhavých situací u našich klientů, a to ve svém volném čase.

Dostali jsme nyní zakázku na upgrade jednoho projektu, který je náročný a má být dodán klientovi za 3 měsíce. Honzova zkušenost a přínos se ukázaly jako velmi cenné. Mohl by nám prosím pomoci na tomto projektu?

Rád bych to s tebou probral. Kdy by bylo nejvhodnější, abych ti zavolal, abychom o tom mohli hovořit podrobněji? Měj se, Radek

2. Výstižný a stručný (concise)

Když jste ve své komunikaci výstižní, držíte se tématu a jste struční. Váš partner nechce číst šest vět, když celou zprávu můžete popsat ve třech souvětích. Zamyslete se proto u každého e-mailu před jeho odesláním nad tím, zda:

Neobsahuje "výplňová" slova, která můžete smazat? Slova jako "v zásadě", "prostě", "samozřejmě", "v podstatě...", "myslím si", "víš, že...", "určitě" se dají vynechat.
Nejsou některé věty v textu zbytečné?
Neopakujete několikrát vaše sdělení různými způsoby?

Jak ne:

Ahoj Kubo,

chtěla jsem se ještě vrátit k tématu emailové marketingové kampaně, kterou jsme v zásadě probrali a sestavili minulý čtvrtek. Víš, opravdu si myslím, že naše cílová skupina zákazníků by chtěla vidět nějaké dobročinné aktivity naší firmy. Myslím, že by to mohlo udělat velký dojem a určitě by to zůstalo v jejich paměti déle než různé obchodní přesvědčování.

Například když mluvíme o tématu ekologie nebo když mluvíme o charitativní činnosti, kterou děláme na základních školách v našem městě, tak určitě si zákazníci, o které nám jde, toto udrží v paměti déle. Prostě dopad na ně bude větší.

Co myslíš?

Eliška

Jak ano:

Ahoj Kubo,

chtěla jsem s tebou krátce probrat emailovou marketingovou kampaň, kterou jsme diskutovali minulý čtvrtek. Naši cíloví zákazníci budou chtít vědět o našich dobročinných aktivitách, především o našich cílech v oblasti ekologie a pomoci místním základním školám.

To na ně udělá větší dojem a zůstane jim to déle v paměti než klasické obchodní přesvědčování.

Co myslíš?

Eliška

3. Konkrétní (concrete)

Když je vaše sdělení konkrétní, má váš čtenář jasno v tom, co mu říkáte. Uveďte podstatné detaily (ale nesmí jich být příliš mnoho!) a důležitá fakta a mějte naprosto jasno, co je vaším cílem. Pak má vaše sdělení váhu.

Jak ne:

Milí kolegové,

v předvánočním čase bude opět velké množství objednávek, které budeme muset vyexpedovat. Bude proto opět potřeba pomoct. Prosím napište mi, kdo byste mohli. Předem děkuji. Silva, vedoucí odbytu

Jak ano:

Milí kolegové,

v předvánočním čase očekáváme opět velké množství objednávek. Obvykle musíme v prosinci denně odeslat 250-300 balíčků. Budeme potřebovat pomoc při balení, přípravě adresních štítků a nakládání a odvozu na poštu. Od 5. do 20. prosince přivítáme každý den včetně víkendů 3 dobrovolníky, kteří by v expedici pracovali od 17 do 21 hodin. Přesčasy budou proplaceny podle zákoníku práce. Prosím napište mi, v kterých dnech byste mohli přijít vypomoci. Předem děkuji. Silva, vedoucí odbytu

4. Správný a bezchybný (correct)

Když komunikujete korektně, je vaše komunikace šita na míru vašemu čtenáři. A správná komunikace je též komunikace bez chyb. Zamyslete se proto vždy:

Jsou odborné výrazy, které používáte, srozumitelné příjemci e-mailu (jeho vzdělání nebo znalosti věci)?
Uvádíte v emailu správné údaje (fakta, čísla, názvy, datumy aj.)?
Zkontroloval jste pravopis, zda-li v něm nemáte gramatické chyby. Pozor, funkce Kontrola pravopisu nemusí opravit vše.
Jsou všechny jména a tituly v textu napsaná bez chyby?

Jak ne:

Ahoj Dane,

díky za to, že jsme se dnes na oběd mohli sejít! Naše konzervace byla pro mě hodně důležitá a těším se na pokračování na našem projektu. Jsem si jistý, že ho za dva týdny můžeme předat klientovy.

Ještě jednou díky a ozvu se!

Zdraví Jan

Pokud si tento email přečtete v rychlosti, možná si ničeho nevšimnete. Při podrobnějším zkoumání najdete dvě chyby. Vidíte je?

První chyba je překlep: Konzervace místo konverzace. To je druh chyby, která vzniká, když člověk píše příliš rychle. Druhá chyba je gramatická: předat projekt klientovi-klientovy.

Znovu – pozor, automatická kontrola pravopisu neodhalí vše, proto je důležité před odesláním text ještě jednou přečíst!

5. Souvislý a ucelený (coherent)

Když je vaše komunikace ucelená, má pro čtenáře logiku. Všechny body jsou propojené a souvisí s hlavní myšlenkou. Text je souvislý a dobře se čte.

Jak ne:

Terezko,

chtěla jsem ti v rychlosti dát vědět o zprávě, kterou jsi dokončila minulý týden. Dala jsem ji ke zkontrolování Míše. Ona chtěla, abych se ujistila, že víš o té poradě oddělení, kterou budeme mít v pátek. Budeme na ní definovat body pro nový manuál pro zaměstnance. Taky kvůli tomu už volala naše právnička, dost na změnu tlačí.

Díky, Vendula

Jak ano:

Ahoj Terezko,

chtěla jsem ti v rychlosti dát vědět o zprávě, kterou jsi dokončila minulý týden. Dala jsem ji ke zkontrolování Míše a ona mi řekla, že je tam pár věcí, které musíš upravit. Pošle ti emailem svoje připomínky dneska odpoledne.

Díky, Vendula

Všimněte si, že v tomto případě Vendula nezmiňuje páteční poradu. To proto, že připomínka porady by měl být v dalším, samostatném e-mailu. Každý email má obsahovat jen jedno téma.

6. Kompletní (complete)

V úplné zprávě dostává příjemce vše, co potřebuje, aby byl informován nebo aby mohl podniknout konkrétní následnou akci. Podívejte se na svou zprávu očima příjemce:

Sdělujete příjemci jasně, co má po obdržení vašeho emailu udělat nebo co od něj očekáváte?
Uvedli jste všechny podstatné informace – osoby, kontakty na ně, data a časy, místa a podobně?

Jak ne:

Ahoj všichni,

chci vám jen všem připomenout naši zítřejší poradu!

Těším se, Kryštof

Tato zpráva není úplná. Spoléhá Kryštof na to, že vše je v Outlooku?

Jak ano:

Ahoj všichni,

chci vám připomenout naši zítřejší poradu o nových pravidlech organizování služebních cest. Porada bude zítra v 10,00 hod. v konferenční místnosti Vltava ve 2. patře. Dejte mi vědět, kdo byste se nemohl zúčastnit.

Těším se, Kryštof

7. Zdvořilý a slušný (courteous)

Zdvořilá komunikace je přátelská, otevřená a upřímná. Neobsahuje žádné skryté narážky nebo pasivně-agresivní tón (ironii). Máte stále na mysli pohled příjemce zprávy a jste empatičtí k jeho potřebám a pocitům.

Jak ne:

Jindřichu,

chtěl jsem ti napsat, že se mi nelíbí, jak si tvůj tým dělá monopol na diskuzi na našich týdenních poradách. Mám řadu projektů a potřebuji také čas a prostor, abych je mohl ostatním prezentovat. Zatím se mi to díky vaší výřečnosti moc nedaří. Mohl bys laskavě zajistit, aby nějaký čas zůstal příští poradu i pro mě a projekty mého týmu?

Díky, Filip

Jak ano:

Ahoj Jindřichu,

chtěl jsem ti napsat a požádat tě o laskavost. Na našich týdenních poradách tvůj tým precizně popisuje, jak pokročil na přidělených projektech. Jen spotřebovává to více času a ten pak chybí mému týmu na popis našich projektů. Přivítal bych, kdybys mohl mému týmu poskytnout na týdenních poradách trochu času navíc, abychom dokázali úplně popsat pokrok v našich projektech.

Díky moc a dej mi vědět, kdybych mohl udělat já něco pro tebe!

Zdraví, Filip

Další tipy k e-mailové komunikaci naleznete například v tomto článku:

Efektivní práce s e-maily

Dušan Jílek, lektor

Pokud vás zaujalo toto téma, mohly by vás zajímat tyto moje kurzy:

Jak psát e-maily efektivně a správně

Jak jednat s různými lidmi v práci a v životě