Payoff matrix
K jednoduchému posouzení nápadů se v managementu dá použít tzv. Payoff Matrix. Česky též payoff matice.
Je rozčleněna na 2x2 pole. Posuzujeme pomocí ní na jedné straně kolik úsilí nebo nákladů (effort) nějaké opatření vyžaduje. A na druhé straně poměřujeme, jaký efekt nebo užitek, dopad (impact) přinese.
Znázornění payoff matice:
Jak dělí PayOff matice nápady
1) Quick Wins (Rychlé výhry) – nízké úsilí a vysoký dopad
Něco, co můžete udělat velmi jednoduše, prakticky hned, nestojí to velké peníze a má to velký přínos pro vaši práci.
Např. zavedení krátkých pracovních porad, pětiminutovek, každý den ráno – napomůže velké efektivitě operativního řízení firmy.
2) Major Projects (Velké projekty) – vysoké úsilí a vysoký dopad
Sem spadají velké projektové věci – změny softwaru, reorganizace týmů nebo oddělení, zásadní změny v produktovém portfoliu.
3) Fill In Jobs (Výplňové práce) – malé úsilí a malý dopad
Jedná se o činnosti, které možná nebudou zásadní, ale jsou posunem v určité oblasti. Dělejte je jako „výplňové" práce. Příklad – aktualizace klientské databáze v segmentu B2B – oprava nedoručitelných e-mailových kontaktů, katalogizace výrobních položek. Toto nebudou zásadní práce, ale když budou dokončeny, ušetří řadě lidí cenné minuty. A jejich provedení můžete rozdělit a naplánovat tak, aby proběhly např. v nízké sezoně.
4) Thankless Tasks (Nevděčné úkoly) – velké úsilí a nízký dopad
Někdy též bývá tento kvadrant označován jako Time Waster, plýtvač času.
Tohle jsou opatření, které zdravá společnost nebude realizovat, neboť jí nic nepřinesou. Možná ale to jsou zákonem vyžadované věci a vy je musíte udělat. Pak se zkuste zamyslet, jak byste je upravili tak, aby se buď snížilo vynakládaní úsilí (náklady) anebo zvýšil přínos (dopad) takové aktivity. Příklad z minulosti - cokoliv se týkalo zavedení agendy spojené s GDPR byla pro firmy čistá ztráta času. Ale vyžadováno zákonem. Otázka byla, zda se práce spojené se zavedením GDPR daly využít i pro nějaký jiný účel, který pro firmu měl skutečný smysl.
Příklad uplatnění PayOff matice v praxi
Tým manažerů se měl zamyslet nad tím, jaké opagření by zvýšila efektivitu každodenní práce ve firmě. Jak jsme postupovali:
KROK 1: Vygenerování nápadů
Formou brainstormingu zapsali členové týmu všechny nápady. Každý jeden nápad na jeden Post-It lísteček (na jednu kartu). Po ca. 15 minutách přistoupila skupina k třídění nápadů s využitím payoff matice.
KROK 2: Posouzení a rozčlenění nápadů do payoff matice
Skupina brala jednu kartičku s nápadem po druhé, každý nápad společně krátce posoudili a zařadili ho do některého kvadrantu matice (viz 1 až 4). Fyzicky nalepili hodnocenou Post-it (kartičku) na white board nebo flip-chart s předkreslenou maticí.
Posouzení probíhalo tak, že skupina ke každému nápadu odpověděla na dvě otázky:
„Vyžaduje tento nápad malé nebo velké úsilí (finanční, personální nebo organizační)?
„Jak toto opatření zvýší efektitivu práce ve firmě? Hodně nebo málo?"
Postupně skupina posoudila všechny nápady (asi 20 kartiček). Rozčlenili je postupně do všech 4 kvadrantů payoff matice.
KROK 3: Výběr konkrétních nápadů k realizaci a přijetí akčního plánu
V posledním kroku se skupina manažerů zaměřila na ty nápady, které přinášejí velký efekt, tzn. významně posílí efektivitu práce ve firmě.
Z oblasti „QUICK WINS", tzn. opatření, které vyžadují jen málo úsilí a mají velký dopad, si manažeři vybrali nápad – pravidelné projektové porady. Jejich zavedení nestojí prakticky nic, kromě disciplinovanosti se scházet, a efektivitu posílí významně, neboť na poradách se budou různé týmy informovat o průběhu projektů a nestane se už, že by některé věci nebyly hotové včas a někdo musel čekat na práci druhých.
Z oblasti "MAJOR PROJECTS" si manažeři dohodli, že se v příští období zaměří na výběr nového projektového softwaru, který by byl jednotně používán v celé firmě. Bude to relativně značná finanční investice, bude vyžadovat organizační úsilí – zavést SW, vyškolit uživatele, ale v dlouhodobém horizontu by mělo nové SW řešení pro řízení projektů definitivně zvýšit efektivitu práce všech.
Další nápady z payoff matice si vybrali někteří konkrétní odborní manažeři jako patroni, aby je jako své osobní projekty posunuli do fáze realizace.
Podobným způsobem jsme payoff matici využili při rozhodování, jaké aktivity by měl top manažerský tým zvolit pro rozvíjení svých týmů, lidských zdrojů, v letošním roce.
Pokud vás zajímá téma managementu, můžete si přečíst také například tyto články:
Správná a špatná manažerská rozhodnutí
Pokud jste tým vedoucích a chcete se věnovat konkrétním rozhodnutím a úvahám o vaší firmě, nabízím vám zorganizovat
Strategický manažerský workshop
INFORMACE
-
Autor:
Ing. Dušan Jílek -
Publikováno:
28.6.2019 -
Název:
Payoff Matrix -
Shlédnuto:
1371