Pay-off matrix

K jednoduchému posouzení nápadů se v managementu dá použít tzv. Pay-Off matrix. Česky též pay-off matice.

Je rozčleněna na 2x2 pole. Posuzujeme pomocí ní na jedné straně kolik úsilí nebo nákladů (effort) nějaké opatření vyžaduje. A na druhé straně poměřujeme, jaký efekt (užitek, dopad (impact) přinese.

Znázornění Pay-Off matice:

 

Jak dělí Pay-Off matice nápady

1) Quick Wins (Rychlé výhry) – nízké úsilí a vysoký dopad

Něco, co můžete udělat velmi jednoduše, prakticky hned a má to velký vliv na vaši práci.

Např. zavedení krátkých pracovních porad, pětiminutovek, každý den ráno – napomůže velké efektivitě operativního řízení firmy.

2) Major Projects (Velké projekty) – vysoké úsilí a vysoký dopad

Sem spadají velké projektové věci – změny softwaru, reorganizace týmů nebo oddělení, zásadní změny v produktovém portfoliu.

3) Fill In Jobs (Výplňové práce) – malé úsilí a malý dopad

Jedná se o činnosti, které možná nebudou zásadní, ale jsou posunem v určité oblasti. Dělejte je jako „výplňové" práce. Příklad – aktualizace klientské databáze v segmentu B2B – oprava nedoručitelných e-mailových kontaktů, katalogizace výrobních položek. Toto nebudou zásadní práce, ale když budou dokončeny, ušetří řadě lidí cenné minuty. A jejich provedení můžete rozdělit a naplánovat tak, aby proběhly např. v nízké sezoně.

4) Thankless Tasks (Nevděčné úkoly) – velké úsilí a nízký dopad

Někdy též bývá tento kvadrant označován jako Time Waster, plýtvač času.

Tohle jsou opatření, které zdravá společnost nebude realizovat, neboť jí nic nepřinesou. Možná ale to jsou zákonem vyžadované věci a vy je musíte udělat. Pak se zkuste zamyslet, jak byste je upravili tak, aby se buď snížilo vynakládaní úsilí (náklady) anebo zvýšil přínos (dopad) takové aktivity. Příklad z minulosti - cokoliv se týkalo GDPR byla pro firmy čistá ztráta času. Otázka byla, zda se práce spojené se zavedením GDPR daly využít i pro nějaký jiný účel, který pro firmu měl skutečný smysl.

Příklad uplatnění Pay-Off matice v praxi

Tým manažerů se měl zamyslet nad tím, jaké opagření by zvýšila efektivitu každodenné práce ve firmě. Jak jsme postupovali:

KROK 1: Vygenerování nápadů

Formou brainstormingu zapsali členové týmu všechny nápady. Každý jeden nápad na jeden Post-It lísteček (na jednu kartu). Po ca. 15 minutách přistoupila skupina k následujícímu kroku s využitím Pay-Off matice.

KROK 2: Posouzení a rozčlenění nápadů do Pay-Off matice

Skupina brala jednu kartičku s nápadem po druhé, každý nápad společně krátce posoudili a zařadili ho do některého kvadrantu matice (viz 1 až 4). Fyzicky nalepili Post-it (kartičku) na white board nebo flip-chart s předkreslenou maticí.

Posouzení probíhalo tak, že skupina ke každému ápadu odpověděla na dvě otázky:

„Vyžaduje tento nápad malé nebo velké úsilí (finanční, personální nebo organizační)?

„Jak toto opatření zvýší efektitivu práce ve firmě? Hodně nebo málo?"

Postupně skupina posoudila všechny nápady (asi 20 kartiček). Rozčlenili je postupně do všech 4 kvadrantů pay-off matice.

KROK 3: Výběr konkrétních nápadů k realizaci a přijetí akčního plánu

V posledním kroku se skupina manažerů zaměřila na ty nápady, které přinášejí velký efekt, tzn. významně posílí efektivitu práce ve firmě.

Z oblasti „QUICK WINS", tzn. opatření, které vyžadují jen málo úsilí a mají velký dopad, si manažeři vybrali nápad – pravidelné projektové porady. Jejich zavedení nestojí prakticky nic, kromě disciplinovanosti se scházet a efektivitu posílí významně, neboť na poradách se budou různé týmy informovat o průběhu projektů a nestane se už, že by některé věci nebyly hotové včas – a někdo musel čekat na práci druhých.

Z oblasti MAJOR PROJECTS si manažeři dohodli, že se v příští období zaměří na výběr nového projektového softwaru, který by byl jednotně používán v celé firmě. Bude to relativně značná finanční investice, bude vyžadovat organizační úsilí – zavést SW, vyškolit uživatele, ale v dlouhodobém horizontu by mělo nové SW řešení pro řízení projektů definitivně zvýšit efektivitu práce všech.

Další nápady z Pay-Off matice si vybrali někteří konkrétní odborní manažeři jako patroni, aby je jako své osobní projekty posunuli do fáze realizace.

Podobným způsobem jsme Pay-Off matici využili při rozhodování, jaké aktivity by měl top manažerský tým zvolit pro rozvíjení svých lidských zdrojů v letošním roce.

INFORMACE

• Autor:

  Ing. Dušan Jílek

• Publikováno:

  28.6.2019

• Název:

  Pay-Off Matrix

• Shlédnuto:

  1466