Pravidla pro odpovědné rozesílání e-mailů ve firmě
E-maily dnes používáme všichni. Pohromou dnešní doby je to, že jsme jimi zahlceni. Dodržování následujících principů vám pomůže snížit objem elektronické korespondence.
Komu posílat e-mail a koho dávat do kopie?
Pokud píšete kolegům v rámci vaší firmy, zvažte pečlivě, komu zprávu odeslat. Platí následující principy:
Do adresáře KOMU je e-mail určen, vložíme ty osoby, kterých se zpráva přímo týká nebo má na ně přímý konkrétní dopad. Očekává se, že si tito příjemci zprávu jistě přečtou a zareagují na ni, budou s ní nějak dále pracovat. Přinejmenším vám potvrdí, že ji dostali (jako odesílatel můžete pro svou jistotu použít automatické potvrzení o doručení).
Do KOPIE dáváme osoby, kterým chceme předat naši zprávu, aby o ní věděli. Může pro ně mít nějaký význam. Příjemce uvedený v kopii si zprávu může, ale nutně nemusí přečíst. Jako odesílatelé nečekáme, že na ni bude reagovat. Samozřejmě může zareagovat, pokud to bude z jeho pohledu podstatné.
Rozlišujete při odesílání vašich e-mailů na tyto dvě skupiny?
Jak nakládat se Skrytou kopií
Existuje ještě volba SKRYTÁ KOPIE. Slouží k tomu, aby e-mail dostal někdo další, o němž příjemci e-mailu nebudou vědět. Nezobrazí se jim mezi příjemce (ani v KOMU ani v KOPII).
Ve firmách vídám, že je tato forma využívána jako „systém včasného varování“. Např. když přijde nějaká stížnost a je třeba kolegy upozornit na negativní vývoj nějakého obchodního případu. Někdy slouží jako připomínka nebo upozornění kolegům na jiném pracovišti (např. aby dostatečně naskladnili díly nebo materiál pro výrobu). Doporučuji SKRYTOU KOPII nepoužívat často, pokud možno vůbec. Podporuje dojem, že ve firmě se nekomunikuje otevřeně. Je jedno, zda jde o záležitosti mezi kolegy nebo mezi obchodními partnery.
Napište, jak vám má příjemce odpovědět
Je žádoucí, aby odesílatel v e-mailu specifikoval, jakou čeká od adresáta odpověď a do kdy. Příklad:
„Pošlete mi prosím do zítra do 12 hodin jména osob, které chcete z vašeho týmu poslat na školení Excelu.“
nebo
„Vytiskněte si přiloženou přihlášku na školení Excelu, nechte ji podepsat od svého vedoucího a předejte ji zítra do 12 hodin Simoně na recepci.“
Upřesnění očekávané odpovědi zabrání alibismu. „Já jim informaci o tom školení poslal a doteď mi nikdo neodopověděl.“ Když nenapíšete, co mají dělat, nedivte se. Typická reakce vedoucího na takový e-mailový alibismus by měla být: „A jak přesně jsi je požádal, aby ti odpověděli?“
Do kdy odpovědět na e-mail
V rámci jedné firmy mezi spolupracovníky pravděpodobně reagujete ihned nebo jakmile se dostanete ke své mailové schránce.
Při komunikaci s vnějším světem (klienti, obchodní partneři), je slušné na e-mail zareagovat co nejdříve, ideálně ještě týž den. Obecně je slušnost odpovědět nejpozději do 24 hodin po obdržení zprávy.
Rychlá reakce (tj. tentýž den) může být např. ve formě: „Děkuji za zprávu od vás. Pošlu vám požadované podklady v průběhu zítřejšího dne.“ Toto odesilatele ubezpečí, že jsme e-mail přečetli a budeme se jeho záležitosti věnovat. Pochopitelně reagujte a rozlišujte situace individuálně podle toho, o co se jedná (pomoc v krizových situacích nepočká 24 hodin).
Odpovídání na e-mail, kde je více adresátů
Pokud odešel e-mail více adresátům a chcete na něj odpovědět, měli byste velmi zvážit, zda použijete „ODPOVĚDĚT“ nebo „ODPOVĚDĚT VŠEM“. „Odpovědět všem“ využívejte zodpovědně. Dobře to zvažte. Nenechte se strhnout k okamžité reakci, kterou pošlete na všechny. Odpověď všem posílejte jen v těch případech, kdy vaši odpověď musí (opravdu potřebují!) znát všichni ostatní účastníci komunikace. To je obvyklé v případech, když chcete nějak opravit nebo doplnit původní zprávu. Příklad dobrého použití odpovědi všem: „Kolegové, k mailu od Karla chci dodat, že zítřejší meeting se nekoná v naší zasedací místnosti, jako obvykle, nýbrž mimořádně v showroomu v přízemí.“
Když chcete jen potvrdit příjem a sdělit něco samotnému odesilateli, dejte jen „Odpovědět“.
Příklad: „Díky, Karle, že jsi tu poradu připomněl, úplně bych na to zapomněl!“. Nezmnožujete tak záplavu e-mailů, které dnes a denně dostáváme.
Používání „Odpovědět“ versus „Odpovědět všem“ je klíčová dovednost pro snížení zbytečné záplavy e-mailů ve firmě.
Dušan Jílek, lektor
Na téma e-mailové komunikace jsem uveřejnil také tyto články:
Pokud byste chtěli toto téma protrénovat v rámci vaší firmy, neváhejte mě prosím kontaktovat. Popis typového školení najdete na této stránce:
Školení Jak psát e-maily efektivně a správně
INFORMACE
-
Autor:
Ing. Dušan Jílek -
Publikováno:
26.3.2020 -
Název:
Pravidla pro odpovědné rozesílání e-mailů ve firmě -
Shlédnuto:
5125