Pět klíčových postupů pro zvládání času

Nestíhám. Nestačím...

Tlak na výkonnost a nedostatek personálu vytváří u pracovníků a zejména manažerů tlak na zvládnutí co největšího množství úkolů. Otázka dne zní: jak se mám zorganizovat, abych všechno stihl.

The best of time management

Hledání co nejkomplexnějšího systému time managementu mi připomíná hledání svatého Grálu. Jsem osobně skeptický k nabídkám time managementu čtvrté nebo páté generace. Měl jsem pocit, že jsem čímsi svazován. Vybral jsem si některé principy, které mi zvládání úkolů a řízení času usnadňují. Představme si některé přístupy.

Klíčové je určení priorit aneb Eisenhowerův princip

Můžete dělat 14 hodin denně a pokud máte pocit, že to je celé na houby, je nejvyšší čas ujasnit si, co jsou vaše priority.

Jednoduché a srozumitelné je Eisenhowerovo pravidlo stanovování priorit, popsané podrobně v jiném článku na mém blogu.

ODKAZ

Nejvíc energie věnujte úkolům a záležitostem, které mají nejvyšší prioritu, tzn. jsou pro dosažení vašeho cíle velmi důležité. Z nich vyřizujte nejprve ty naléhavé a vytvořte si čas na ostatní důležité úkoly, které zatím časově na vás netlačí. Velký pozor na zloděje vašeho cenného času – záležitosti a úkoly, které se k vám dostanou jako „spěchá" nebo „naléhavé". Odmítejte je řešit TEĎ.

Paretovo pravidlo v praxi

V dobré symbióze s Eisenhowerovou metodou určování priorit jde Paretovo pravidlo.

Říká, že 80% následků (výsledků) má jen 20% příčin. Jinak formulováno, vyberte ve vaší práci těch několik aktivit, které ovlivní výsledek vaší práce z 80%.

U obchodníka to bude přímý osobní kontakt s 20% svých klientů, kteří však statisticky udělají 80% obratu firmy. U mistra výrobní dílny přinese 80% výsledku dílny správné naplánování práce a její přidělení lidem. U kvalitáře to bude čas strávený odstraňováním několika slabých míst ve výrobě, kde vzniká 80% chyb a zmetků.

Occamova břitva - s láskou šmik

Occamova břitva je způsob uvažování a pohledu na věci. Pokud přetlumočíme Occamův výrok Pluralitas non est ponenda sine necessitate do mluvy dnešní firmy, můžeme v duchu Occamy říct: rozhodni se, jakmile máš dost informací. Jinak vyjádřeno nepožaduj více informací, než je k rozhodnutí třeba. Nezmožuj reporty, nevyžaduj podrobnější statistiky či hloubkové analýzy.

Uvažuj o příčinách jevů, které vidíš, a hledej nejjednodušší vysvětlení. Nestavěj komplikované hypotézy. Vystihuje to přísloví: Pokud slyšíte dusot kopyt, přiběhnou pravděpodobně koně, ne jednorožec.

Personální manažer dostal na stůl statistiku přesčasů za první pololetí roku. Vidí, že na jednom pracovišti významně narostl počet přesčasových hodin. Co udělá? Byrokrat požádá o detailnější rozklíčování přesčasů podle jednotlivých měsíců, aby měl více informací. Napíše vedoucím oddělení a mistrům, aby se vyjádřili.

Personalista v duchu Occamy má jasný signál, že se něco děje. Lidé pracují více než je standardní. Ze statistiky ale nevyčte víc. Zvedne se od stolu a osobně promluví s prvními pěti přesčasovými rekordmany v tabulce. Rozhovorem zjistí, jak se přesčasoví úderníci cítí – nezačínají už být vyhořelí? Čím to je, že dělali tolik hodin přesčasů navíc?

Finišovalo se na důležité zakázce před termínem dodání. OK. Zjistí, že na pracovišti není poslední dobou dobře organizovaná práce (chodí nám pozdě materiál) a musí se „šturmovat" – to je systémová chyba a musí být řešena. Máš-li dost informací – konej. Šmik, jeden z problémů budeš mít vyřešený.

Pravidlo 2 minut

V roce 2001 vyšla v knize Davida Allena Getting Things Done zajímavá metodika pro zorganizování vlastního času. Nevyžaduje žádný speciální HW nebo SW, lze si ji přizpůsobit svému gustu. Systém funguje i tehdy, když člověk používá jen některé její součásti – to je na ní vůbec nejlepší.

Pravidlo dvou minut říká: jestli ti vyřešení dané záležitosti zabere méně než 2, pak ji vyřiď hned. Klidně si pravidlo prodlužte na 3-4 minuty. Přínos je zjevný. Než se zabývat plánováním a administrací určité záležitosti, je lepší ji rovnou vyřídit.

Žábu sníst hned po ránu

Někdy míváme tendenci odkládat některé záležitosti. Zejména ty nepříjemné. Pohovor s podřízeným, kde mu budu vytýkat jeho chyby. Telefonát s klientem o tom, že nejsme schopni dodržet termín dodávky a tak dále.

Udělejte takovou nepříjemnou věc hned jako první úkol po ránu. Budete to mít za sebou a nebudete to v sobě nosit celý den.

Pokud budete chtít, můžeme se uvedenými postupy podrobně zabývat na tréninku:

http://www.dusanjilek.cz/trenink/zvladani-priorit-a-ukolu

Dušan Jílek

 

INFORMACE

  • Autor:

    Ing. Dušan Jílek
  • Publikováno:

    30.7.2017
  • Název:

    Pět klíčových postupů pro zvládání času
  • Shlédnuto:

    149

© All rights reserved Dušan Jílek

Icons made by Freepik from www.flaticon.com